¿Qué es y cómo funciona el EDI México?

El EDI México, o Electronic Data Interchange (Intercambio electrónico de datos), es una plataforma informática que permite el intercambio de documentos normalizados entre los sistemas informáticos de dos o más entes empresariales que participan en una relación comercial. Su principal característica es que se basa en un carácter normalizado de documentos.

De esta manera, la información relevante para el intercambio comercial entre los negocios puede intercambiarse con facilidad, como los de pedidos, albaranes, facturas, intercambios, catálogos, entre otros. Con el EDI se utiliza un lenguaje común, que permite que los distintos sistemas informáticos interactúen entre sí, de modo que se puede implementar una automatización para su integración en sistemas internos de gestión, también conocidos como ERP.

Su capacidad de integración con prácticamente cualquier ERP convierte a los mensajes EDI en la mejor solución para la optimización de todos los procesos administrativos, lo que tiene como consecuencia la reducción de costos, mejor eficiencia en los procesos y una disminución en los tiempos de respuesta de las operaciones.

Para su implementación son necesarios pocos requerimientos, por lo que puede representar una inversión pequeña, en comparación con los beneficios que obtendrán de su uso. Lo primero que requieren es definir un lenguaje estándar para el intercambio de información electrónica. Por lo general se utiliza un lenguaje estandarizado para todos los softwares de gestión, que es el usado para compartir la información entre el emisor y el receptor y así tener una adecuada estructura de los mensajes; como son el XML, el X12 o el EDIFACT.

Lo segundo que se requiere es un software EDI México, con el que cuenten tanto el emisor, como el receptor. Existe una gran variedad de programas EDI con lo que pueden construir y gestionar los mensajes, con base en los estándares en los que deban realizar los intercambios de datos.

Por último, se requiere de una red de comunicaciones. Los intercambios del EDI necesitan sistemas de comunicaciones seguros y que se adapten a las peculiaridades del tipo de transacciones que se manejan, puesto que los datos intercambiados suelen ser muy sensibles. Existen distintas opciones, la más común es la VAN o redes de valor agregado. Los sistemas privados de comunicaciones con altos niveles de seguridad, control y monitoreo son parte fundamental para garantizar el correcto envío y recepción de los documentos.

¿Cómo funciona el Intercambio Electrónico de Datos?

El pedido de materias primas y productos, albaranes, la transacción de facturas o relaciones de facturas y los catálogos de productos, son algunos de los documentos que más comúnmente son enviados con un sistema EDI. Como mencionamos, este sistema permite realizar el intercambio automático y estructurado de datos entre los sistemas informáticos que forman parte de una red de comunicaciones discrecional.

El intercambio de datos no tiene ninguna intervención manual y permite registrar en el sistema de gestión los procesos en un tiempo mínimo, así como intercambiar electrónicamente documentos sensibles y que son fundamentales para las transacciones comerciales.

De esta manera, gracias a los softwares ERP se incrementa significativamente la eficiencia de todas las operaciones comerciales, lo que hace que sean más productivas, puesto que se minimizan las transacciones en soporte de papel, así como las intervenciones humanas, lo que ahorra tiempo y evita posibles errores humanos.

Para garantizar la seguridad de las transacciones, además de una red de comunicación dedicada, los documentos también deben poseer ciertas características que aseguren su autenticidad, su origen y la integridad de su contenido. Para ello, por lo regular, se emplean firmas digitales o certificados que puedan ser reconocidos y verificados; un ejemplo de esto, son las firmas electrónicas en las facturas.

Las principales ventajas de usar EDI México son la eliminación del papel, puesto que ya no se tendrán que imprimir documentos para las transacciones, ya que todo se hará mediante archivos digitales; se mejora el tratamiento de la información, que es más fácil de ordenar, administrar y transferir a las personas correspondientes; se disminuyen las cantidades de errores, los cuales suelen pasar por fallos humanos o por la pérdida o el traspapelo de algún documento impreso; se mejora el servicio al cliente, puesto que los procesos de intercambio de información serán más eficientes y rápidos; y se acorta el ciclo de pago-cobro, al ser toda la transacción de manera electrónica y por una única plataforma.

Los softwares EDI son la mejor opción cuando se realiza un alto volumen de intercambio de documentos. Es importante que antes de optar por el mejor sistema, se considere la cantidad de documentos que manejan sus empresas. Por lo regular, si se trata de cifras que son mejores a los 25 documentos, es posible que no sea una buena inversión a corto plazo, pero sí a largo, previendo un crecimiento de la empresa; pero si el número de documentos intercambiados es más alto, será la mejor solución para optimizar y hacer más eficientes sus procesos administrativos comerciales.

En Grupo Deca ofrecemos servicios premium de rastreo satelital y desarrollo de software, entre ellos el sistema EDI México. Realizamos el desarrollo de los programas a la medida, de acuerdo con sus necesidades y el giro de su empresa, para el control de plantas de forma remota y el control de los procesos de producción, sistemas de telemetría aplicados a cajeros automáticos, despachos y servicios de dispensadores, la lectura de la energía eléctrica, entre otros; y softwares administrativos, como los de control y administración de proyectos, facturación y cobranza, control de Inventarios, cadena de suministro de producción y re-abasto (KANBAN), por mencionar algunos. De igual manera ofrecemos los servicios de rastreo y monitores de transporte con el uso de servidores de alta disponibilidad.

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